VÌ SAO CHỌN VICTORIA SCHOOL

1. Tóm tắt chung:

Chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính liên quan đến thị thực (visa), giấy phép lao động (work permit) và thẻ tạm trú (TRC) cho giáo viên và nhân viên nước ngoài, đảm bảo tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật Việt Nam về lao động và xuất nhập cảnh.
Vị trí này phối hợp chặt chẽ với đội ngũ nhân sự, giáo viên nước ngoài và các cơ quan quản lý nhà nước có liên quan nhằm đảm bảo quy trình làm việc hiệu quả, chính xác và tuân thủ pháp luật.

Trách nhiệm chính:

A. Quản lý Work Permit, Visa và TRC:

• Chuẩn bị và xử lý hồ sơ xin cấp mới, gia hạn, hủy giấy phép lao động cho giáo viên/nhân viên nước ngoài.

• Thực hiện các thủ tục liên quan đến xin visa, gia hạn hoặc chuyển đổi loại visa.

• Quản lý hồ sơ xin cấp, gia hạn, hủy thẻ tạm trú (TRC).

• Lưu trữ và cập nhật đầy đủ, chính xác thông tin và hồ sơ pháp lý của người lao động nước ngoài, đảm bảo còn hiệu lực và hợp lệ.

• Liên hệ và làm việc với các cơ quan nhà nước (như Sở Lao động – Thương binh & Xã hội, Cục Quản lý Xuất nhập cảnh) để đảm bảo tuân thủ quy định.

• Hướng dẫn giáo viên/nhân viên nước ngoài về các yêu cầu và quy trình chuẩn bị hồ sơ xuất nhập cảnh.

B. Hỗ trợ hành chính nhân sự:

• Cập nhật và quản lý hồ sơ nhân viên nước ngoài trong hệ thống HRIS và hồ sơ nhân sự.

• Hỗ trợ quy trình tiếp nhận nhân viên mới (kiểm tra hồ sơ, sắp xếp lịch định hướng, v.v.).

• Phối hợp với các bộ phận Tuyển dụng, Học thuật và Hành chính để hỗ trợ công tác nhập cảnh, ký hợp đồng và chấm dứt hợp đồng của giáo viên.

• Theo dõi thời hạn của visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú và nhắc nhở gia hạn kịp thời.

• Hỗ trợ thực hiện các báo cáo, kiểm toán nội bộ và các dự án nhân sự khác khi được phân công.

C. Tuân thủ và Báo cáo:

• Đảm bảo toàn bộ quy trình nhân sự và xuất nhập cảnh tuân thủ đúng quy định pháp luật Việt Nam.

• Bảo mật thông tin và đảm bảo tính chính xác trong xử lý dữ liệu nhân viên.

• Thực hiện các báo cáo định kỳ (tháng/quý) về tình trạng hồ sơ pháp lý của giáo viên/nhân viên nước ngoài cho Trưởng phòng Nhân sự và Ban quản lý.

D. Điều kiện làm việc:

• Địa điểm làm việc: 803A Nguyễn Hữu Thọ, Phước Kiển, Nhà Bè, TP. Hồ Chí Minh

• Thời gian làm việc: Thứ Hai – Thứ Sáu và 2 buổi sáng Thứ Bảy/tháng.

• Có thể di chuyển đến các cơ quan nhà nước để nộp và nhận hồ sơ khi cần.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành Quản trị Nhân sự, Quản trị Kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hành chính nhân sự hoặc xử lý hồ sơ visa/giấy phép lao động (ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm trong môi trường giáo dục hoặc quốc tế).
• Am hiểu các quy định pháp luật Việt Nam về lao động và xuất nhập cảnh.
• Kỹ năng tổ chức và quản lý hồ sơ tốt.
• Kỹ năng giao tiếp bằng Tiếng Anh và Tiếng Việt tốt (cả nói và viết).
• Thành thạo Microsoft Office, Google Workspace.
• Tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao, chủ động và có khả năng làm việc độc lập.

Quyền lợi

• Lương: Thỏa thuận (dựa trên bằng cấp, năng lực và kinh nghiệm).
• Bảo hiểm: BHXH, BHYT, Thuế thu nhập cá nhân và các chế độ khác theo quy định của nhà nước.
• Bảo hiểm sức khỏe (theo chính sách của nhà trường).
• Ngày nghỉ: Các ngày nghỉ lễ quốc gia và các ngày nghỉ khác theo quy định nội bộ của trường.
• Phúc lợi: Quà sinh nhật, quà chào mừng hội nhập công ty, tham gia tiệc, du lịch nghỉ dưỡng, team building.
• Ăn trưa: Được cung cấp bữa trưa tại trường.
• Học bổng: Giảm học phí cho con, cháu theo học trong hệ thống Victoria.
• Đào tạo: Được tài trợ các khóa đào tạo, tập huấn bởi các chuyên gia trong và ngoài trường.
• Lộ trình thăng tiến: Lộ trình thăng tiến nghề nghiệp rõ ràng.